Känner du dig överhopad av e-post som du aldrig hinner svara på? Eller fylls din inkorg av brev som du inte önskar få? Om du känner att du vill återfå kontrollen över din mejl är det ett utmärkt tillfälle att börja under årets första dagar – här tipsar vi om fem enkla steg som hjälper dig på vägen till en effektiv inkorg.
Någonstans kring 30% – så mycket arbetstid beräknas vi tillbringa med att läsa eller svara på e-post. Medan vi ofta är duktiga på att sortera fysiska dokument så att vi lättare kan överblicka dem, tillåter vi ibland våra elektroniska brevhögar att växa obehindrat. Men med några enkla förändringar kan du starta det nya året med en mer effektiv mejlhantering: här listar vi de fem bästa tipsen för din mejl.
Att stoppa undan alla mejlkonversationer i en avsedd mapp är ett perfekt sätt att påbörja en ny era för din e-post. Skapa en mapp som heter ”Innan 2013-01-01” eller liknande, och flytta alla dina gamla mejl dit. Vips så är din mejlkorg helt tom, samtidigt som all din tidigare korrespondens finns tryggt undanstoppad. Om du – som många andra – har flera hundratals olästa brev i din inkorg kan det här vara ett bra första steg innan du börjar stuva om i din digitala brevlåda.
Sociala uppdateringar, prenumerationer du inte läser och inte minst skräppost … Det finns mycket att tjäna på att sortera bort allt det material som inte är relevant, eller som du ändå läser någon annanstans. Nästa gång du får ett oönskat mejl: bläddra inte förbi det, utan se till att du inte längre behöver få dem. Oönskade nyhetsbrev sägs enklast upp genom att man klickar på ”Unsubscribe” eller ”Avsluta prenumerationen” längst ner på mejlet, och meddelanden från Facebook stoppas genom att man klickar på ”Ändra inställningar för e-post” i utskickets nederkant. Skräppost bör så klart slängas direkt, och om din mejlklient inte har en funktion som samlar upp allt som ser ut som sådana brev kan det vara bra att byta – flera klienter har bra filter som plockar bort massmejl. Den här processen kan kännas tidskrävande, men misströsta inte – du kommer att tjäna in tiden flera gånger om.
Det kanske bästa rådet till oss med ostrukturerade mejlboxar är att skapa specifika mappar för olika typer av mejl (det går att göra på i stort sett alla mejlklienter). Man kan så klart skapa hur många olika mappar man vill, men de flesta tycks anse att tre till fem mappar är en lagom mängd. Döp exempelvis mapparna till ”Svara” för mejl som omedelbart behöver respons, ”Åtgärd” för dem som kräver att du gör någonting innan du svarar och ”När som helst” för de mejl som inte är akuta men som du vill spara till senare. Gå igenom din inbox varje arbetsdag och sortera e-posten till respektive mapp, och ta bort de brev som inte är viktiga.
E-post kan, precis som telefonen, vara en distraktion. Ett sätt att göra hanteringen av e-post mer tidseffektiv är att avsätta en viss tid per dag åt att svara på och sortera mejl. Bestäm dig exempelvis för att en under halvtimme om dagen bara ägna dig åt din mejlbox och försök sedan att håll dig till det. Det kan kännas något ovant till en början, men möjligheten är stor att det i slutändan leder till att din e-posthantering både blir snabbare och bättre organiserad.
Att ständigt vara kontaktbar har sina fördelar, men dagens ständiga uppkoppling har gjort det nästan för enkelt att se vad som händer på nätet. Om du upplever att du lätt blir distraherad av mejl eller sociala uppdateringar kan det vara bra att sätta en inre gräns; fundera över hur ofta du upplever att du behöver gå in på din mejlbox och försök sedan att bestämma dig för ett antal som känns rimligt. Kanske räcker det med fem eller tio gånger per dag istället för tjugo?
Du kan också sätta andra gränser, som att bestämma dig för att du måste svara på minst ett mejl varje gång du går in i din mejlbox, eller att du inte får kolla din mejl efter en viss tid på dygnet. Då tvingas du också hantera sådana mejl som annars kanske hade fått vänta till senare och skapa en tydligare gräns mellan arbete och fritid.
